In breve
- Gmail, Outlook e gli altri servizi controllano chi manda ogni email: se non riescono a verificarlo, la mettono nello spam o la rifiutano.
- Mandare la stessa email a tante persone dalla casella personale (Gmail, Libero, Alice, Virgilio…) è proprio il comportamento tipico di chi fa spam.
- Serve un indirizzo con il tuo dominio (info@latuaattivita.it) con SPF, DKIM e DMARC configurati: sono la carta d’identità delle tue email.
- Per newsletter e invii a molte persone usa un servizio di invio apposito, con il link per disiscriversi in ogni email.
- Scrivi solo a chi ti ha dato il consenso: se in tanti segnalano le tue email come spam, i filtri imparano a bloccarti.
Perché succede
Ogni email che mandi passa un controllo. Il servizio di posta di chi la riceve si chiede tre cose: arriva davvero da chi dice di essere? Chi la manda ha una buona reputazione? Le persone la vogliono? Se una risposta è no, l’email finisce nello spam, o non arriva proprio.
La casella personale. Un indirizzo @gmail.com o @libero.it che manda la stessa email a decine di persone insieme somiglia a un account rubato usato per lo spam. Le caselle gratuite hanno anche un limite di invii al giorno: per un account Gmail personale, circa 500 destinatari.
Il dominio senza documenti. Anche con un indirizzo come info@latuaattivita.it, se nessuno ha configurato SPF, DKIM e DMARC, chi riceve non può verificare che l’email sia tua. Da febbraio 2024 Gmail e Yahoo chiedono a tutti almeno SPF o DKIM, e a chi manda molte email (oltre 5.000 al giorno verso Gmail) tutti e tre, più un link per disiscriversi con un clic.
La reputazione. Se molte persone segnalano le tue email come spam, o non le aprono mai, i filtri ne tengono conto anche per le email successive. Gmail chiede di restare sotto lo 0,3% di segnalazioni.
Come arrivare nella posta in arrivo
- 01
Usa un indirizzo con il tuo dominio
Scrivi ai clienti da info@latuaattivita.it o nome@latuaattivita.it, non da un indirizzo gratuito. Con il dominio di solito una casella è inclusa o costa pochi euro l’anno, e dà anche più fiducia a chi la riceve.
Perché conta: Filtri e persone si fidano di più di un indirizzo che corrisponde al sito dell’attività.
- 02
Configura SPF
È una riga nelle impostazioni del dominio (il DNS) che elenca chi può mandare email a nome tuo: il tuo servizio di posta, il servizio della newsletter, il sito. Deve essercene una sola.
Esempio da passare a chi ti cura il dominio
Tipo: TXT Nome: (vuoto) Valore: v=spf1 include:_spf.servizio-di-posta.example include:servizio-newsletter.example ~allI nomi dopo
include:sono d’esempio: ogni servizio indica il suo.Perché conta: Senza SPF chiunque può fingersi te, e i filtri lo sanno.
- 03
Attiva DKIM
È una firma digitale invisibile su ogni email. Si attiva dal pannello del servizio di posta e della newsletter: ognuno ti dà un record da aggiungere al DNS del dominio.
Perché conta: Dimostra che l’email arriva davvero dal tuo dominio e che nessuno l’ha modificata per strada.
- 04
Aggiungi DMARC
Un altro record che dice ai servizi di posta cosa fare con le email che non passano i controlli e ti manda dei rapporti. Si parte in modalità di sola osservazione e, quando tutto è a posto, si diventa più severi.
Esempio da passare a chi ti cura il dominio
Tipo: TXT Nome: _dmarc Valore: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@latuaattivita.itDopo qualche settimana di rapporti puliti,
p=nonesi può cambiare inp=quarantine.Perché conta: È richiesto da Gmail e Yahoo a chi manda molte email, e protegge i tuoi clienti dalle email false a nome tuo.
- 05
Newsletter con un servizio di invio
Per scrivere a molte persone usa un servizio fatto apposta (per esempio Brevo, MailerLite o Mailchimp) oppure un sistema del tuo sito che spedisce dalla casella del dominio un po’ alla volta. Gestiscono loro disiscrizioni, indirizzi sbagliati e limiti di invio.
Perché conta: Le caselle normali sono fatte per scrivere a una persona alla volta, non a centinaia.
- 06
Mai cento indirizzi in copia
Niente email con decine di indirizzi in A, CC o CCN: ogni persona deve ricevere la sua email. Con il CC, poi, mostri a tutti gli indirizzi di tutti, ed è una violazione della privacy.
Perché conta: Un messaggio con tanti destinatari nascosti è uno dei segnali di spam più facili da riconoscere.
- 07
Scrivi solo a chi l’ha chiesto, e fallo uscire facilmente
Iscrizione con doppia conferma (la persona clicca un link nell’email per confermare), link per disiscriversi in fondo a ogni email, e togli gli indirizzi che tornano indietro o che non aprono nulla da più di un anno.
Perché conta: Meno segnalazioni e meno indirizzi morti vogliono dire una reputazione migliore, e più email nella posta in arrivo.
- 08
Cura il testo
Oggetto chiaro e onesto, niente TUTTO MAIUSCOLO e «GRATIS!!!», un testo vero e non solo un’immagine, pochi link, niente allegati pesanti (meglio un link al sito), e una firma con nome, indirizzo e contatti dell’attività.
Perché conta: I filtri leggono anche il contenuto. Ma conta meno della configurazione: un testo perfetto da una casella non configurata finisce lo stesso nello spam.
Come controllare le tue email
Il controllo più semplice: manda un’email a un tuo indirizzo Gmail, aprila, tocca i tre puntini in alto a destra e scegli Mostra originale. In cima trovi tre righe, SPF, DKIM e DMARC: devono dire tutte PASS.
Per un controllo più completo ci sono servizi gratuiti come mail-tester.com: mandi un’email all’indirizzo che ti danno e ricevi un punteggio con l’elenco di cosa sistemare. Se mandi molte email verso Gmail, Google Postmaster Tools ti mostra la tua reputazione e quante persone ti segnalano come spam.
Prova anche il modulo contatti e le conferme automatiche del tuo sito (ordini, iscrizioni, prenotazioni): sono email anche quelle, e spesso sono proprio le prime a non arrivare.
Cosa non fare
- Mandare la newsletter dalla casella personaleLimiti di invio, nessuna disiscrizione automatica e filtri sospettosi: è la strada più breve per lo spam.
- Comprare liste di indirizziÈ vietato senza consenso e quelle liste sono piene di indirizzi trappola che fanno finire il tuo dominio nelle liste nere.
- Mettere tutti in copiaMostra gli indirizzi di tutti a tutti e fa scattare i filtri: ogni persona deve ricevere la sua email.
- Nascondere il link per disiscriversiChi non trova come uscire preme «Segnala come spam», e quella segnalazione pesa molto di più.
- Avere due record SPFNe serve uno solo con tutti i servizi dentro: con due, il controllo fallisce.
La lista di controllo
Spunta quello che hai già fatto: quello che resta è da passare a chi ti cura il dominio.
Domande frequenti
Perché le mie email arrivano ad alcuni e ad altri no?
Ogni servizio di posta ha i suoi filtri: Gmail, Outlook e Libero possono decidere in modo diverso sulla stessa email. Di solito vuol dire che manca qualcosa nella configurazione del dominio o che la reputazione non è buona.
Cosa sono SPF, DKIM e DMARC?
Tre righe nelle impostazioni del dominio: SPF dice chi può mandare email per il tuo dominio, DKIM mette una firma su ogni email, DMARC dice cosa fare se i controlli falliscono e ti manda dei rapporti.
Posso usare Gmail per la mia attività?
Per scrivere ai clienti uno alla volta si può, ma è meglio un indirizzo con il tuo dominio, configurato bene. Per la newsletter no: usa un servizio di invio apposito.
Ho sistemato tutto ma finisco ancora nello spam: perché?
La reputazione si ricostruisce con il tempo: per qualche settimana manda poche email, solo a chi le vuole, e controlla che SPF, DKIM e DMARC diano PASS. Un dominio appena creato, all’inizio, è guardato con più sospetto.
Serve il consenso per mandare la newsletter?
Di regola sì, serve il consenso. Ai clienti che hanno già comprato da te puoi scrivere per prodotti simili, se gli hai dato la possibilità di dire di no; in ogni email deve esserci il modo per disiscriversi.
Anche le email automatiche del sito finiscono nello spam?
Sì, se partono da un indirizzo non autorizzato. Conferme d’ordine, iscrizioni e messaggi del modulo contatti devono partire da un indirizzo del tuo dominio inserito in SPF e firmato con DKIM.
Vuoi che controlli le tue email?
Guardo il tuo dominio e la tua casella, ti dico perché finisci nello spam e sistemo SPF, DKIM e DMARC. Se vuoi, preparo anche newsletter e conferme automatiche che arrivano davvero.