In breve
- Il sito serve a raccontare l’associazione, annunciare gli eventi e far partecipare soci e cittadini.
- Dominio, accessi e account devono essere intestati all’associazione, non a un socio.
- Un calendario degli eventi che si aggiorna in pochi minuti vale più di dieci pagine ferme.
- Più persone possono aggiornarlo, ognuna con il suo accesso: il sito non deve dipendere da uno solo.
- Attenzione a privacy e foto di soci e partecipanti, e alla trasparenza su contributi e bilanci.
A cosa serve il sito
I social sono utili per farsi vedere, ma un post di due mesi fa nessuno lo ritrova. Il sito è il posto stabile dove chi non vi conosce scopre chi siete, cosa fate e quando: il turista che cerca «cosa fare a Benevento questo weekend», il nuovo socio, il Comune, lo sponsor.
Per un’associazione di commercianti è anche una vetrina per i soci: una scheda per ogni attività, una mappa, un percorso. Per una Pro Loco, il racconto del paese, delle feste e delle tradizioni.
Non serve un portale: servono poche pagine chiare e un calendario sempre aggiornato.
Come impostarlo in 8 passi
- 01
Intesta tutto all’associazione
Dominio, hosting, email, account social e Google: a nome dell’associazione (con il suo codice fiscale), con un’email dell’associazione e non personale. Le password in un posto condiviso dal direttivo.
Perché conta: I presidenti cambiano: il sito, il dominio e la posta devono restare all’associazione.
- 02
Poche pagine, quelle giuste
Chi siamo (storia e direttivo), Eventi, Soci o attività associate, Diventa socio, Contatti. Per una Pro Loco anche il paese: luoghi, storia, come arrivare.
Perché conta: Chi arriva sul sito deve capire in pochi secondi chi siete e cosa può fare con voi.
- 03
Un calendario degli eventi vero
Ogni evento con data, luogo, orario, programma e foto, e un link da condividere su WhatsApp e social. Gli eventi passati restano in un archivio, con le foto.
Perché conta: Un evento con la sua pagina si trova su Google e si condivide; un volantino su Facebook no.
- 04
Una scheda per ogni socio
Per associazioni di commercianti e consorzi: nome, foto, orari, contatti e posizione di ogni attività, magari su una mappa con un percorso a piedi.
Perché conta: È il motivo per cui i soci rinnovano la quota: visibilità vera per la loro attività.
- 05
Iscrizioni e partecipazione online
Moduli per iscriversi agli eventi, diventare socio o fare volontariato, con conferma automatica e consensi in regola. Se volete, anche donazioni o quote online.
Perché conta: Meno telefonate e fogli da ricopiare, più persone che partecipano davvero.
- 06
Più persone, ognuna con il suo accesso
Chi cura gli eventi aggiorna il calendario, chi segue i soci aggiorna le schede: ognuno con il suo accesso, solo per la sua parte. Quando qualcuno lascia, si toglie il suo accesso, non si cambiano tutte le password.
Perché conta: Il sito non deve fermarsi quando la persona che lo seguiva ha meno tempo.
- 07
Privacy, foto e minori
Informativa privacy per chi si iscrive, consensi separati per newsletter e foto, attenzione alle foto con minori e ai dati dei soci: sul sito solo quello che hanno accettato di mostrare.
Perché conta: Un’associazione tratta molti dati personali: farlo bene protegge i soci e il direttivo.
- 08
Fatevi trovare
Una scheda Google dell’associazione o della sede, gli eventi con i dati giusti per Google, i link dal sito del Comune e dei partner. E un indirizzo semplice da scrivere sui manifesti.
Perché conta: Gli eventi sono utili solo se le persone li scoprono in tempo.
Trasparenza e documenti
Molte associazioni hanno anche degli obblighi di pubblicazione. Per esempio, chi riceve dalla pubblica amministrazione contributi o vantaggi economici pari o superiori a 10.000 euro nell’anno deve pubblicarli sul proprio sito (o sulla pagina social o sul portale della rete associativa) entro il 30 giugno dell’anno dopo. Gli enti del Terzo settore hanno anche obblighi legati al RUNTS, il loro registro nazionale.
Una pagina «Trasparenza» con statuto, bilanci, contributi ricevuti e verbali pubblici rende tutto semplice da trovare. Quali documenti pubblicare dipende dal tipo di ente: verificatelo con il vostro commercialista o consulente.
Cosa non fare
- Intestare il dominio al presidenteQuando il direttivo cambia, il sito rischia di restare a una persona che non c’è più.
- Affidare tutto a un solo socioSe ha meno tempo o lascia l’associazione, il sito si ferma per anni.
- Annunciare gli eventi solo sui socialI post spariscono in pochi giorni; la pagina dell’evento resta e si trova su Google.
- Pubblicare foto senza consensoSoprattutto con minori: servono le autorizzazioni giuste prima di metterle online.
- Fare un sito enorme che nessuno aggiornaMeglio poche pagine vive che trenta pagine con gli eventi di tre anni fa.
La lista di controllo
Spunta quello che il vostro sito ha già: il resto è da portare alla prossima riunione del direttivo.
Domande frequenti
Quanto deve essere grande il sito di un’associazione?
Di solito bastano poche pagine e un calendario degli eventi. Si può partire piccoli e aggiungere schede dei soci, mappa o iscrizioni quando servono.
Chi deve aggiornare il sito?
Chi volete voi, anche più persone, ognuna con il suo accesso: chi segue gli eventi, chi segue i soci. L’importante è che non dipenda da una persona sola.
Possiamo vedere una proposta prima di decidere?
Sì: un’anteprima online da mostrare al direttivo e ai soci è il modo migliore per decidere insieme, prima di qualsiasi impegno.
Il sito può aiutarci a trovare sponsor?
Sì: una pagina per i partner, con i loghi e i link, e i numeri degli eventi (partecipanti, visite) danno agli sponsor un motivo concreto per sostenervi.
Dobbiamo pubblicare i bilanci sul sito?
Dipende dal tipo di ente e dai contributi ricevuti: alcune associazioni hanno obblighi di pubblicazione, per esempio sui contributi pubblici. Verificatelo con il vostro commercialista; il sito può avere una pagina Trasparenza apposta.
Un sito che resta all’associazione.
Preparo un’anteprima da mostrare al direttivo, con calendario degli eventi, schede dei soci e iscrizioni online, tutto intestato all’associazione e facile da aggiornare per più persone.