In breve
- L’app WhatsApp Business è gratuita e separa il lavoro dalla vita privata: meglio con un numero dedicato.
- Il profilo con orari, indirizzo e sito risponde da solo alle domande più frequenti.
- Messaggio di benvenuto, messaggio di assenza e risposte rapide ti fanno risparmiare ore ogni settimana.
- Il link diretto e il QR code portano i clienti in chat dal sito, da Instagram e dalla vetrina.
- Per collegarlo a un gestionale o rispondere in automatico serve un passo in più: la piattaforma per le aziende.
Perché l’app Business
Per molte attività WhatsApp è già il canale principale: ordini, appuntamenti, domande su orari e prezzi. Usarlo dal numero personale, però, mescola clienti e famiglia, e i messaggi importanti si perdono tra gli altri.
WhatsApp Business è un’app gratuita, diversa da quella normale, pensata per chi lavora: ha un profilo aziendale, il catalogo, i messaggi automatici e le etichette per tenere in ordine le chat. Puoi usarla anche sul computer, così rispondi dalla tastiera.
Non serve essere esperti: con un pomeriggio di lavoro la imposti una volta e poi lavora per te.
Come impostarla in 8 passi
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Un numero solo per il lavoro
L’ideale è un numero dedicato: una seconda SIM, una eSIM o un numero fisso, che WhatsApp Business può verificare anche con una chiamata. Se oggi i clienti ti scrivono sul personale, puoi passare il numero all’app Business tenendo le chat, ma poi resterà un numero di lavoro.
Perché conta: Con un numero separato decidi tu quando sei «in negozio» e quando no, e un giorno potrai passarlo a un collaboratore.
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Il profilo, compilato tutto
Nome dell’attività, categoria, descrizione breve, indirizzo, orari, email e sito. Come foto usa il logo o l’insegna, leggibili anche in piccolo. Usa gli stessi dati della tua scheda Google.
Perché conta: Chi apre il profilo trova da solo orari e indirizzo, e tu ricevi meno domande ripetute.
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Messaggio di benvenuto
Parte da solo quando qualcuno ti scrive per la prima volta. Breve e utile: «Ciao, grazie per averci scritto! Ti rispondiamo entro un’ora negli orari di apertura. Intanto qui trovi il catalogo e gli orari: …».
Perché conta: Il cliente sa subito che il messaggio è arrivato e quando avrà una risposta.
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Messaggio di assenza
Impostalo fuori orario o per ferie: «Siamo chiusi, riapriamo domani alle 9. Il tuo messaggio è arrivato, ti rispondiamo appena apriamo». Puoi programmarlo con i tuoi orari, così non devi ricordartene.
Perché conta: Un messaggio senza risposta la sera sembra un messaggio ignorato.
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Risposte rapide per le domande di sempre
Orari, come arrivare, prezzi indicativi, come prenotare, tempi di consegna: scrivile una volta e richiamale con la barra / e una parola chiave, per esempio /orari. Rileggile ogni tanto, perché orari e prezzi cambiano.
Perché conta: Rispondi in tre secondi, sempre con le stesse parole giuste, anche quando hai fretta.
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Etichette per non perdere niente
Colora le chat per stato: nuovo cliente, preventivo da fare, ordine da preparare, da pagare, completato. Poi filtri le chat per etichetta e vedi subito cosa resta da fare.
Perché conta: WhatsApp diventa una piccola lista di lavori, non un mucchio di chat.
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Il catalogo, anche piccolo
Prodotti o servizi con foto, prezzo e descrizione: piatti del giorno, torte su ordinazione, trattamenti, articoli in vetrina. Il cliente lo sfoglia in chat e ti manda il prodotto che vuole. Bastano una decina di schede fatte bene.
Perché conta: Meno «quanto costa questo?» con foto sfocate, più richieste già chiare.
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Link diretto e QR code ovunque
L’app ti dà un link breve e un QR code che aprono la chat con te. Mettili sul sito (un pulsante «Scrivici su WhatsApp» con il messaggio già scritto), nella bio di Instagram, sulla scheda Google, sui biglietti da visita e sulla vetrina.
Perché conta: Ogni passaggio in meno tra «mi interessa» e «ti scrivo» è un cliente in più.
Quando l’app non basta più
L’app è perfetta finché a rispondere siete una o due persone. Quando i messaggi diventano tanti, o vuoi che un ordine, un appuntamento o una spesa finiscano da soli nel gestionale, serve la piattaforma WhatsApp per le aziende (quella usata da banche e corrieri, accessibile anche alle piccole attività tramite fornitori autorizzati).
Con la piattaforma puoi far rispondere più operatori dallo stesso numero, mandare conferme e promemoria in automatico e collegare le chat al tuo gestionale. Ha un costo per messaggio, deciso da Meta, e regole precise: per i messaggi promozionali serve il consenso del cliente. Se vuoi vedere come funziona, nella home c’è una simulazione: dal vocale al gestionale.
Cosa non fare
- Usare il numero personale per tuttoClienti e famiglia nella stessa lista: prima o poi un messaggio importante si perde, o arriva all’ora di cena.
- Aggiungere clienti a gruppi senza chiedereNei gruppi tutti vedono i numeri di tutti: per gli avvisi usa le liste o un canale, e solo con chi ha accettato.
- Mandare promozioni a rafficaChi si sente disturbato ti blocca o ti segnala, e il numero può essere limitato.
- Lasciare risposte rapide vecchieOrari e prezzi sbagliati mandati in automatico fanno più danni di nessuna risposta.
- Rispondere solo con i vocaliMolti clienti non possono ascoltarli al lavoro: per orari, prezzi e indirizzi scrivi.
La lista di controllo
Spunta quello che hai già impostato: il resto si fa in un pomeriggio.
Domande frequenti
WhatsApp Business costa qualcosa?
L’app è gratuita. Si paga la piattaforma per le aziende, quella che serve per automatismi e collegamenti con i gestionali, e alcuni servizi facoltativi di Meta come la verifica del profilo.
Posso usare lo stesso numero che ho adesso?
Sì: puoi passare il numero dall’app normale a WhatsApp Business tenendo le chat. Da quel momento però quel numero sarà il tuo numero di lavoro, quindi valuta prima se usarne uno nuovo.
Posso usarlo su più telefoni o sul computer?
Sì: puoi collegare altri dispositivi allo stesso account, per esempio il computer del negozio e il telefono di un collaboratore, e rispondere da lì.
Posso mandare messaggi a tutti i miei clienti?
Con le liste di diffusione il messaggio arriva solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica, e solo a chi ha accettato di riceverlo. Per avvisi a tante persone puoi usare un canale WhatsApp, che i clienti seguono se vogliono.
Che differenza c’è tra app Business e piattaforma per le aziende?
L’app è per rispondere a mano, da uno o pochi dispositivi. La piattaforma serve quando vuoi automatismi: conferme e promemoria automatici, più operatori, collegamento a sito e gestionale. Ha un costo per messaggio.
WhatsApp sostituisce il sito?
No: WhatsApp è comodo per parlare con chi ti conosce già, ma chi ti cerca su Google o chiede a ChatGPT trova il sito, non le tue chat. Funzionano bene insieme: il sito porta il cliente, WhatsApp chiude la richiesta.
Vuoi che i messaggi lavorino per te?
Imposto WhatsApp Business insieme a te e, quando serve, lo collego al sito e al gestionale: ordini, appuntamenti e spese che arrivano in chat e finiscono da soli al posto giusto.